ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ
Π Ρ Α Κ Τ Ι Κ Α
ΤΗΣ 10ης ΓΕΝΙΚΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΩΣ ΤΗΣ ΟΛΟΜΕΛΕΙΑΣ ΤΟΥ
ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΤΗΣ 3ης ΙΟΥΝΙΟΥ 2015
—–ο—–
Μ Ε Λ Η : Νικόλαος Αγγελάρας, Πρόεδρος, Φλωρεντία Καλδή, Ιωάννης Σαρμάς, Σωτηρία Ντούνη, Χρυσούλα Καραμαδούκη, Μαρία Βλαχάκη και Άννα Λιγωμένου, Αντιπρόεδροι, Γεώργιος Βοΐλης, Γεωργία Μαραγκού, Βασιλική Ανδρεοπούλου, Μαρία Αθανασοπούλου, Ασημίνα Σαντοριναίου, Σταμάτιος Πουλής, Κωνσταντίνα Ζώη, Δημήτριος Πέππας, Δέσποινα Καββαδία – Κωνσταντάρα, Αγγελική Μυλωνά, Γεωργία Τζομάκα, Αργυρώ Λεβέντη, Στυλιανός Λεντιδάκης, Χριστίνα Ρασσιά, Θεολογία Γναρδέλλη, Βιργινία Σκεύη, Κωνσταντίνος Εφεντάκης, Αγγελική Μαυρουδή, Αγγελική Πανουτσακοπούλου, Δημήτριος Τσακανίκας, Ευφροσύνη Παπαθεοδώρου και Βασιλική Προβίδη, Σύμβουλοι.
Οι Αντιπρόεδροι Ανδρονίκη Θεοτοκάτου και Γαρυφαλλιά Καλαμπαλίκη και οι Σύμβουλοι Κωνσταντίνος Κωστόπουλος, Ελένη Λυκεσά, Ευαγγελία – Ελισάβετ Koυλουμπίνη, Βασιλική Σοφιανού και Δέσποινα Τζούμα απουσίασαν δικαιολογημένα.
ΓΕΝΙΚΟΣ ΕΠΙΤΡΟΠΟΣ ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ : Μιχαήλ Ζυμής.
ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ :Ελένη Αυγουστόγλου, Επίτροπος, Προϊσταμένη της Γραμματείας του Ελεγκτικού Συνεδρίου.
Α΄. Ι. Με την αρχή της συνεδριάσεως, η Σύμβουλος Γεωργία Τζομάκα, η οποία ορίστηκε από τον Πρόεδρο εισηγήτρια, θέτει υπόψη της Ολομέλειας την από 13.2.2015 (αριθμ. πρωτ. 11360/13.2.2015) έκθεση της Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου στο νομό Πρέβεζας, Ευαγγελίας Κανελλοπούλου, με την οποία ζητείται η γνώμη του Σώματος για το θέμα που περιλαμβάνεται σ’ αυτή, το περιεχόμενο της οποίας έχει ως εξής:
«ΘΕΜΑ: Καταστροφή αρχείου
Παρακαλώ όπως προβεί η Ολομέλεια του Ελεγκτικού Συνεδρίου στην κατά τις διατάξεις του Οργανισμού του Ελεγκτικού Συνεδρίου έκδοση απόφασης για την καταστροφή λογιστικών και διαχειριστικών στοιχείων προ της παρελεύσεως του υπό του άρθρου 93 παρ. 1 του ν. 4129/2013 οριζόμενου χρόνου, διότι στο κτίριο στο οποίο στεγάζεται η υπηρεσία μας υπάρχει ένα δωμάτιο 4Χ3 το οποίο χρησιμοποιούμε ως αρχείο και στο οποίο επικρατεί αδιαχώρητο. Τα στοιχεία των οποίων ζητούμε την καταστροφή είναι ηλεγμένα και αφορούν:
1) Αντίγραφα χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής με τα συνημμένα δικαιολογητικά Δημοσίου (κύριου διατάκτη, δευτερεύοντα διατάκτη και Δημοσίων Επενδύσεων), ετών 1995 έως 2005.
2) Δικαιολογητικά απόδοσης λογαριασμού χρηματικών ενταλμάτων προπληρωμής Δημοσίου, ετών 1995 έως 2005.
3) Φακέλους επεξεργασίας απολογισμών Ο.Τ.Α., ΝΠΔΔ και Ειδικών Λογαριασμών, ετών 1984 έως 2006.
4) Προϋπολογισμούς και πιστώσεις γενικά, Δημοσίου και ΝΠΔΔ, ετών 1995 έως 2005 και
5) Κλασέρ αρχειοθέτησης εγγράφων και αποδεικτικά παραλαβής των Απολογισμών 1972 έως 2005.
Η ΕΠΙΤΡΟΠΟΣ
ΚΑΝΕΛΛΟΠΟΥΛΟΥ ΕΥΑΓΓΕΛΙΑ»
ΙΙ.H εισηγήτρια Σύμβουλος Γεωργία Τζομάκα εισηγείται τα ακόλουθα:
Α) Στο άρθρο 93 του ν.4129/2013 «Κύρωση του Κώδικα Νόμων για το Ελεγκτικό Συνέδριο» (ΦΕΚ Α΄ 52/28.2.2013) ορίζεται ότι: «1. Τα δικαιολογητικά ενταλμάτων πληρωμής και κάθε διαχείρισης φυλάσσονται για δέκα χρόνια από το οικονομικό έτος το οποίο αφορούν, εφόσον ελεγχθούν μέσα στο χρονικό αυτό διάστημα. Σε κάθε άλλη περίπτωση φυλάσσονται για είκοσι χρόνια, χωρίς πάντως να επιτρέπεται η καταστροφή ή η εκποίησή τους πριν παρέλθει η προθεσμία για την άσκηση των ένδικων μέσων. 2. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις επιτρέπεται, και πριν από την παρέλευση των προθεσμιών της προηγούμενης παραγράφου, η καταστροφή των παραπάνω δικαιολογητικών που έχουν ελεγχθεί, με ειδικά αιτιολογημένη απόφαση της Ολομέλειας του Ελεγκτικού Συνεδρίου…». Από τις ανωτέρω διατάξεις προκύπτει ότι, εφόσον τα δικαιολογητικά διαχειρίσεων έχουν ελεγχθεί, παρήλθε δε δεκαετία από το οικονομικό έτος στο οποίο αυτά ανάγονται, καθώς και η προθεσμία για την άσκηση ένδικων μέσων (εφόσον συντρέχει τέτοια περίπτωση), μπορούν να καταστραφούν ή να εκποιηθούν χωρίς απόφαση (κρίση) της Ολομέλειας του Ελεγκτικού Συνεδρίου (βλ. Πρακτικά Ολομ. της 6ης Γεν. Συνεδρ. της 9.4.2008, της 17ης Γεν. Συνεδρ. της 21.10.2009, της 17ης Γεν. Συνεδρ. της 1.6.2011, της 23ης Γεν. Συνεδρ. της 21.10.2011, της 7ης Γεν. Συνεδρ. της 7.3.2012 επί της ταυτόσημης διάταξης του άρθρου 84 παρ. 1 του π.δ.774/1980, ΦΕΚ Α΄ 189). Όταν όμως συντρέχουν εξαιρετικές περιπτώσεις, με απόφαση της Ολομέλειας, ειδικώς αιτιολογημένη, μπορεί να εγκριθεί καταστροφή των ως άνω δικαιολογητικών, σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 251/1976 (ΦΕΚ Α΄ 19), και πριν από την πάροδο των καθοριζόμενων στο νόμο προθεσμιών, υπό την προϋπόθεση ότι έχουν ελεγχθεί, έχει παρέλθει η προθεσμία για την άσκηση, κατά περίπτωση, των προβλεπόμενων ένδικων βοηθημάτων ή μέσων και δεν εκκρεμεί καμία δίκη σχετικά με αυτά. Εξαιρετικές περιπτώσεις, κατά την έννοια της διάταξης της παρ. 2 του άρθρου 93 του ν. 4129/2013, είναι εκείνες που εκφεύγουν των συνήθων και αναμενόμενων αναγκών φύλαξης των δικαιολογητικών, ενώ δεν συνιστά από μόνη της εξαιρετική περίπτωση, η έλλειψη χώρου προς αποθήκευση αυτών ή η πληρότητα των υφιστάμενων αποθηκευτικών χώρων μιας Υπηρεσίας (Πρακτικά Ολομ. της 7ης Γεν. Συνεδρ./27.3.2013). Εξάλλου, η Ολομέλεια δεν έχει αρμοδιότητα ν’ αποφαίνεται για την καταστροφή ή εκποίηση εγγράφων ή βιβλίων, τα οποία φυλάσσονται σε κάθε υπηρεσία υπό μορφή αρχείου. Για την καταστροφή αυτών αποφαίνεται κυριαρχικώς και αυτοβούλως η κάθε υπηρεσία σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις περί εκκαθαρίσεως αρχείων και υπό την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 93 του ν.4129/2013 (Πρακτ. Ολομ.13ης Γεν. Συν./18.9.2013).
Β) Στην προκειμένη περίπτωση, η Επίτροπος του Ελεγκτικού Συνεδρίου στην Υπηρεσία Επιτρόπου Νομού Πρεβέζης, με την από 13.2.2015 έκθεσή της, επικαλούμενη την έλλειψη αποθηκευτικών χώρων στο αρχείο της Υπηρεσίας, ζητεί να εγκριθεί η καταστροφή, με την τήρηση της νόμιμης διαδικασίας (ν. 251/1976), των αναφερόμενων σ’ αυτή στοιχείων και, συγκεκριμένα: α) αντιγράφων χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής του Δημοσίου με τα συνημμένα δικαιολογητικά, οικονομικών ετών 1995 έως 2005, β) των δικαιολογητικών απόδοσης λογαριασμών χρηματικών ενταλμάτων προπληρωμής του Δημοσίου, οικονομικών ετών 1995 έως 2005, γ) φακέλων επεξεργασίας απολογισμών ΟΤΑ, ΝΠΔΔ και Ειδικών Λογαριασμών, οικονομικών ετών 1984 έως 2006 και δ) των φυλασσομένων στην Υπηρεσία της στοιχείων υπό μορφή αρχείου , ήτοι ι. των προϋπολογισμών και πιστώσεων του Δημοσίου και των ΝΠΔΔ, οικονομικών ετών 1995 έως 2005 και ιι. των κλασέρ αρχειοθέτησης εγγράφων και αποδεικτικών παραλαβής των απολογισμών, οικονομικών ετών 1972 έως 2005.
Γ) Με τα δεδομένα αυτά και σύμφωνα με όσα προεκτέθηκαν, εισηγούμαι τα εξής: 1) Όσον αφορά στα υπό στοιχεία α, β και γ ελεγχθέντα δικαιολογητικά των οικονομικών ετών 1984 – 2004, για τα οποία έχει παρέλθει δεκαετία, εναπόκειται στην κρίση της Επιτρόπου να προβεί στην καταστροφή τους, μετά την τήρηση της νόμιμης διαδικασίας (βλ. ν. 251/1976), υπό την προϋπόθεση ότι έχει παρέλθει η προθεσμία για την άσκηση των προβλεπόμενων ένδικων βοηθημάτων ή μέσων και δεν εκκρεμεί καμία δίκη σχετικά με αυτά. 2) Όσον αφορά στα υπό στοιχεία α, β και γ ελεγχθέντα δικαιολογητικά των οικονομικών ετών 2005 – 2006, για τα οποία δεν έχει παρέλθει δεκαετία, να μην καταστραφούν, καθόσον, κατά τα ως άνω διαλαμβανόμενα, η επικαλούμενη ανεπάρκεια των αποθηκευτικών χώρων δεν συνιστά από μόνη της εξαιρετική περίπτωση για την καταστροφή τους και 3) Όσον αφορά στα υπό στοιχεία δι και διι στοιχεία, η Ολομέλεια δεν έχει αρμοδιότητα ν’ αποφασίσει για την καταστροφή τους, καθόσον αυτά αφορούν στο αρχείο της υπηρεσίας και όχι σε δικαιολογητικά διαχείρισης, κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 93 του ν. 4129/2013.
ΙΙΙ. Η Ολομέλεια, μετά από συζήτηση, αποδέχτηκε ομόφωνα την ανωτέρω εισήγηση της Συμβούλου Γεωργίας Τζομάκα, με την οποία συμφώνησε και ο παριστάμενος Γενικός Επίτροπος Επικρατείας στο Ελεγκτικό Συνέδριο.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
| Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ | Η ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ |
| ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΑΓΓΕΛΑΡΑΣ | ΕΛΕΝΗ ΑΥΓΟΥΣΤΟΓΛΟΥ |
|
Για την ακρίβεια Η Γραμματέας Ελένη Αυγουστόγλου |
|